Der erste Tag im neuen Unternehmen. Man ist aufgeregt, ein bisschen unsicher und gleichzeitig spürt man eine gewisse Vorfreude auf das, was einen dort erwarten mag. Kleiderwahl? Lieber ein bisschen förmlicher, man möchte ja einen guten Eindruck machen…
Onboarding legt den absoluten Grundstein für die weitere Zusammenarbeit und ist somit einer der wichtigsten Prozesse im Unternehmen, wenn es um Mitarbeiter (und Kunden) geht! Es ist der erste Eindruck und entscheidet oft darüber, ob jemand im Unternehmen bleibt oder nicht.
Und doch ist so häufig in Unternehmen zu beobachten, dass es zwar ein paar Pflichtschulungen gibt und am ersten Tag der neue Mitarbeitende noch an die Hand genommen wird, dann aber sich selbst oder anderen Kollegen überlassen wird, ohne sicherzustellen, dass diese ein klares Vorgehen haben.
Das führt für alle Beteiligten zu Unsicherheit, einem schlechten Gefühl und beeinflusst den neuen Mitarbeitenden.
Warum werden Dinge, die sich die Unternehmensleitung überlegt hat und die geschult werden in der Praxis nicht umgesetzt? Wenn jeder die gleiche Schulung bekommt, müsste das doch klappen, oder?
Die Antwort ist: weil es zwar geschult, aber nicht gelebt wird. Wenn eine neue Mitarbeitende aus der Schulung kommt und beim Kollegen über die Schulter schaut, dann fällt ihr vielleicht etwas auf, was dieser anders macht als geschult. Auf die Frage “Warum er das nicht so macht, wie in der Schulung” bekommt sie die Antwort “Ach, das macht keiner hier.”
Damit ist die Sache sprichwörtlich gegessen – die neue Mitarbeitende wird es auch nicht machen, weil sie das als “allgemein akzeptiert” kennengelernt hat und sich anpasst.
Schlechtes oder unzureichendes Onboarding ist der Hauptgrund dafür, dass Unsicherheiten entstehen, sich Fehler einschleichen, die erst Wochen oder Monate später auffallen und absolut vermeidbar gewesen wären, und auch ein sehr häufiger Grund dafür, dass jemand in der Probezeit wieder geht. Einfach, weil er oder sie nicht richtig abgeholt wurde.
Gutes Onboarding lohnt sich. Es nicht zu machen, kostet viel mehr. Es kostet Zeit, Geld, Fehler und gute Mitarbeiter.
Strukturiertes und digitalisiertes Onboarding kann und wird viele Probleme beseitigen, wenn es einem Prozess folgt und richtig aufgebaut ist.
Strategisches digitales Onboarding sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter von Anfang an, und darüber hinaus, abgeholt fühlen, sich wohl und richtig informiert fühlen und ihre Arbeit gerne und gut machen können. Sie können im eigenen Tempo auch Dinge nochmal nachschauen, sich ein Video zweimal anschauen, ohne das Gefühl zu haben, ihre neuen Kollegen “zu nerven.”
„Aber ist das nicht unpersönlich?“ Dieser Gedanken schießt einem schnell mal durch den Kopf, wenn man an digitalisierte Lösungen denkt. Vor einigen Jahren wäre das auch sicherlich noch der Fall gewesen, aber unser Umgang mit Technologie hat sich, auch durch Social Media, sehr geändert. Es ist normal geworden, dass jemand auf dem Handy oder Laptop in Videoform mit uns spricht.
Und zudem ist genau das Gegenteil der Fall – wo gibt es das schon, dass der Geschäftsführer einen am ersten Arbeitstag mit einer persönlichen Nachricht begrüßt? Was sonst vielleicht aus zeitlichen oder örtlichen Gründen in Person gar nicht möglich wäre. Direkt vom Gründer die Werte und die Mission des Unternehmens kennenzulernen, wer könnte es besser vermitteln?
Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie Ihre Kollegen vorab schon kennenlernen können und beim persönlichen Treffen schon auf bekannte Gesichter treffen? Statt am ersten Arbeitstag beim Rundgang zu versuchen, sich alle Gesichter mit Namen einzuprägen?
Digitales Onboarding persönlich zu machen, ist nur eine Frage der Gestaltung.
Und dass Onboarding viel mehr ist, als eine Reihe von Einweisungen und einem Rundgang am ersten Arbeitstag, das dürfte mittlerweile klar sein. Es geht darum, Menschen zu befähigen, ihren Job gut und gerne zu machen, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren, dafür zu sorgen, dass sie sich wohlfühlen, und zwar langfristig. Das schafft man durch ein gutes Onboarding, Transparenz und langfristige gute Kommunikation und kontinuierlich besser werdende Prozesse, in die man Menschen einbezieht.
Remote Arbeiten und remote Einarbeiten ist heutzutage ebenso notwendig geworden und bringt auch Vorteile mit sich, wie Mitarbeiter einstellen zu können, die bspw. mehrere 100 Kilometer entfernt wohnen. Diese auf dem gleichen Niveau einarbeiten zu können und einbeziehen zu können, ohne jeden Tag mehrere Stunden in anstrengenden Schulungs-Calls zu verbringen, ist unbedingt ein Muss!
Die Zeitersparnis beim digitalen Onboarding ist der Vorteil, der natürlich direkt auf der Hand liegt. Es wird nicht übermäßig Zeit der Kollegen blockiert und die neuen Mitarbeitenden können sich in ihrem Tempo strukturiert einarbeiten und wo nötig Fragen stellen.
Und das Team kann sich dann in der Pause oder einem kurzen Check-in Call versichern, dass der Mitarbeiter alles hat, was er braucht und die Zeit nutzen, den neuen Kollegen persönlich kennenzulernen, statt sich nur auf das Fachliche zu konzentrieren und in den Pausen zu versuchen, die eigene Arbeit nachzuholen, die während der Einarbeitung in Person liegen bleiben würde.
Eine wichtige Ressource im Arbeitsalltag
Gute digitale Schulungsplattformen bieten zudem die Möglichkeit, die wichtigsten Links und Ressourcen direkt und individuell (je nach Aufgabe oder Abteilung) zur Verfügung zu stellen, sodass alles Wichtige sofort griffbereit ist und auch Neuigkeiten innerhalb des Unternehmens transparent für jeden kommuniziert werden können. Eine digitale Plattform wird also nicht nur zu Beginn zur Einarbeitung benötigt, sondern hat dauerhaft ihren Platz im Unternehmen und ist eine wichtige Ressource für alle.
Anleitungen, Schulungen in den verschiedenen Bereichen sowie regelmäßige Pflichtschulungen (wie bspw. Datenschutz) können mit Verständnisfragen überprüft werden, die Teilnahme wird automatisch dokumentiert (Tschüss, Laufzettel) und Feedback kann digital eingereicht werden, ohne von der Zeit und den Ressourcen von anderen abhängig zu sein.
Stichpunkt: Fachkräftebedarf
Mit einer gut aufgebauten und strukturierten Onboarding- und Schulungsplattform können auch Quereinsteiger schnell und effizient eingelernt werden und sind schnell fit in dem, was sie zukünftig tun. Das ist nicht nur sehr motivierend, sondern auch absolut wichtig, um persönlich geeigneten Menschen diese Chance auch geben zu können.
Gleiche Informationen für alle
Neben der Zeit- und Ressourcenschonung ist der größte Vorteil, dass alle Mitarbeiter dieselben (!) Informationen bekommen. Schulungen sind nicht abhängig von der Tagesform oder Verfügbarkeit von einzelnen Personen und können nach Bedarf wiederholt werden. Das verbessert die Qualität und die Kommunikation untereinander.
In der heutigen Zeit von Home-Office und Remote Work und in der die richtige Balance bei der Arbeit zu finden ein wichtiges Thema ist, sollte der Fokus auf sinnerfüllte Tätigkeiten und sinnerfüllte (Arbeits-)beziehungen gelegt werden, statt unnötigerweise Ressourcen damit zu blockieren, immer wieder das Gleiche zu erzählen. Diese persönliche Zeit ist für einen fachlichen und persönlichen Austausch, individuelle Fragen und gemeinsame Lacher definitiv viel besser investiert.
Mit digitalem Onboarding und Schulungen nutzen wir alle diese Vorteile, die weit über das Onboarding hinausgehen, schaffen Transparenz und Klarheit – sowie Ressourcen für wertschätzenden und produktiven Austausch.
Melden Sie sich gerne, um zu erfahren, wie ein funktionierender Onboarding- und Schulungs-Prozess auch in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Damit Ihre Mitarbeiter ihren besten Job machen können und gerne machen wollen!